01
專案資訊集中管理
- Before
- 專案資料與進度分散各處，交接時容易漏掉關鍵資訊
- After
- Monday.com 集中管理專案資訊、任務進度、客戶資料與合作技術人員資料
營運自動化系統
影像製作團隊營運系統
把影像製作團隊每月 6-8 個專案裡反覆卡住的開案、任務、文件、檔期、請款與會計流程，整理成團隊可以每天使用、清楚交接、持續追蹤的營運系統。
客戶是誰
產業影像製作
- 10 人以下的小型影像製作團隊。
- 每月平均同時執行 6-8 個專案。
- 需要長期協作大量外部技術工作人員。
- 系統主要給公司內部 PM 與營運人員操作。
主要問題
分散的工具、資訊與溝通管道，讓多專案協作逐漸成為團隊的營運負擔。
- 專案資料與進度分散，缺少統一的管理與追蹤方式。
- 文件與通知仰賴 PM 重複整理、填寫與發送。
- 外部合作人員眾多，檔期確認、通告與回覆追蹤繁雜。
- 團隊工作量、專案收支與匯款狀態難以及時掌握。
改變前後
02
工作量與進度總覽
- Before
- 專案進度與人員工作量缺少即時總覽
- After
- Monday.com 提供個人待辦與主管總覽視角，讓成員與主管都能掌握工作量
03
固定文件自動產生
- Before
- 開案、通告與請款資料需要反覆手動填寫
- After
- 專案資料可自動帶入固定文件，減少重複輸入與版本整理
04
收支與人員費用追蹤
- Before
- 查帳與對帳時常需要回頭補資料，後續整理成本容易提高
- After
- 會計表集中追蹤收款、支出與人員費用，讓對帳來源更一致
我怎麼解決
我先從開案到結案整理出專案的主要流程，再逐步定義每個階段需要收集哪些資料、產出哪些文件、由誰負責，以及哪些動作可以被自動化觸發，最後把原本模糊的需求拆成團隊真的能操作的系統。
Monday.com 作為專案中心，n8n 和 Google Apps Script 負責自動化串接，再把專案資料延伸到 Google Workspace、LINE Bot 與 Doppio 報價單工具。
專案中心
Monday.com
專案狀態、任務與檔期的主要追蹤中心
承接專案文件、表單與會計表。
把檔期確認、通告與通知送到外部工作人員手上。
製作有模板的正式報價單，讓報價內容更一致、更專業。
我交付了什麼
專案管理
把專案從開案到結案的主線整理進 Monday.com，並建立技術人員與客戶資料庫，讓團隊能集中管理專案資訊、任務進度與負責事項。
文件產出
把專案資料帶入固定模板，讓報價單、結案單與相關文件可以依照規則產生、輸出與歸檔。
LINE Bot 協作
把檔期確認、通告單與群組提醒串接到 LINE Bot，由系統統一發送需要通知的內容，減少 PM 一個一個傳訊息與追蹤回覆的時間。
會計追蹤
把專案收款、支出與合作人員費用整理到同一套資料邏輯，讓營運和對帳有一致的依據。
結果是什麼
核心成果把分散在表格、資料夾、任務看板與 LINE 訊息中的專案資訊，整理成團隊可以日常使用、追蹤與交接的營運系統。
- 開案資料、資料夾、任務與固定文件可以依照規則建立，減少重複輸入拍攝日期、專案名稱與版本資料。
- 專案資訊集中到 Monday.com，PM 可以查看專案進度、個人待辦與團隊工作 loading，主管也能掌握每個人的工作量。
- 報價單、影片修改單、通告單與結案單可由專案資料帶入產出，讓文件格式、版本輸出與歸檔更一致。
- LINE Bot 承接檔期回覆追蹤、群組小幫手與通告單發送，減少 PM 逐一傳訊息與人工追蹤回覆。
- 會計表同步專案收支、匯款狀態與逾期提醒，讓收款、支出與合作人員費用有一致的對帳來源。
客戶怎麼說
即使一開始還沒有非常完整的需求也沒關係，Eva 會協助我們釐清真正需要解決的問題。當時我們只有一些零散的想法，她仍能快速理解團隊的工作方式，再整理成清楚、可執行的架構。最難得的是她會主動預判可能遇到的問題，並在系統上線後持續測試與提出改善，而不只是交付完就結束。
Eva 為我們的影像製作團隊整合了專案與財務系統，現在可以一鍵建立新專案，並在同一套流程裡完成報價單與分類預算追蹤。對同時進行多個專案的團隊來說，專案紀錄與收支資料變得更容易查找和管理，也大幅減少了日常行政作業的時間。